FAQ

C’est une solution digitale globale en mode SaaS (Software as a System) accessible par internet et sécurisée. Cette ʺplateformeʺ propose plusieurs outils puissants et simples à utiliser pour piloter et maîtriser une politique d’achat des produits bois sur leurs chaînes d’approvisionnement.

Cette solution s’adresse :

📌 Aux entreprises qui achètent des produits bois (acheteurs ou importateurs) et qui ont des exigences dans l’application de leur approvisionnement : exigences internes (leur politique d’achat), exigences normatives (labels de certification de la gestion responsable des produits bois, de légalité ou autres), exigences réglementaires (par exemple le RBUE ou autres lois similaires imposant un Système de Diligence Raisonnée – SDR).

📌 Aux entreprises qui vendent des produits bois (fournisseurs ou exportateurs) et qui doivent répondre aux exigences de leurs propres clients. Il s’agit ici de fournir des preuves documentées pour répondre aux exigences d’achat de ses propres clients (ces derniers étant acheteurs ou importateurs, définis ci-dessus).

📌 Cette solution peut être également utilisée par des tiers qui souhaitent utiliser la puissance et l’efficacité de l’outil dans le cadre de leurs activités.

La solution Ekwato a été pensée pour permettre une flexibilité maximale :

📌 Elle s’adapte aux besoins des utilisateurs (service achats, Qualité, RSE) qui peuvent l’utiliser pour mettre en place un système de traçabilité documentaire et du risque produits de leurs achats bois rendu obligatoire par leur propre politique d’achats bois ou pour faciliter la gestion de leur système existant.

📌 C’est un outil muti-sites, multi-utilisateurs et multilingue (actuellement disponible en français, anglais et espagnol) qui permet d’associer au sein du même système fournisseurs (et/ou clients) et sites de production (et/ou de distribution).

📌 Le coté modulaire de la solution et les formules d’abonnement permettent de proposer une tarification au plus juste en fonction du niveau d’usage de chaque utilisateur.

Non. La plateforme Ekwato a été conçue par modules indépendants : l’entreprise peut choisir un ou plusieurs modules selon son besoin. Par exemple une entreprise recherchant un gain de temps et une plus grande maîtrise dans la collecte des documents auprès de ses fournisseurs choisira seulement le module COLLECT, même s’il s’agit uniquement de fournisseurs nationaux.

Non. Des entreprises achètent ou vendent des produits bois sans pour autant être dans « la filière bois ». De nombreuses entreprises en dehors de la filière bois achètent des produits bois transformés semi-finis à intégrer dans la fabrication de leurs propres produits (industriels ou assembleurs), ou des produits bois transformés finis prêts pour le consommateur final (distributeurs).
D’autre part des composants d’un produit fini (non-considéré a priori comme un ʺproduit boisʺ) peuvent être en bois et l’entreprise doit alors répondre aux exigences spécifiques d’achat de ce matériau (exigences internes, normatives, réglementaires) ou à celles de son client.

Non. Dans le cas de l’utilisation du module ʺCOLLECTʺ, l’ouverture d’un compte fournisseur pour son accès à la plateforme Ekwato (dépôt des documents) est gratuite pour chaque fournisseur créé par l’utilisateur ; le nombre de fournisseur est illimité.
Dans le cas de l’utilisation du module ʺSHAREʺ (téléchargement des documents par le client), l’ouverture d’un compte client est également gratuite pour chaque client créé par l’utilisateur : le nombre de client est illimité.

Oui. La plateforme est hébergée en France et les exigences RGPD* ont été prises en compte dès sa conception. A chaque instant l’utilisateur de la plateforme a accès à ses propres informations d’utilisateur enregistrées et peut demander la modification de celles-ci à la personne indiquée (à l’utilisateur de la plateforme Ekwato ayant créé un compte gratuit en interne, pour son fournisseur ou son client, ou directement à Ekwato).
De plus la politique de confidentialité d’Ekwato est disponible à tout moment par l’utilisateur ainsi que celle de l’entreprise utilisatrice de la plateforme Ekwato.

*RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données.

📌 L’accès à l’utilisation de la plateforme :
L’accès à la plateforme est sécurisée par un identifiant unique pour chaque utilisateur et avec son propre code d’accès. L’utilisateur administrateur d’un compte client Ekwato qui ouvre sur la plateforme un compte pour un utilisateur de son entreprise, de même qu’un compte gratuit pour son fournisseur ou son propre client, n’a jamais connaissance du code d’accès ; chacun de ces utilisateurs peut modifier à sa volonté son code d’accès quand il le souhaite.

📌 Les données enregistrées dans la plateforme :
Dès sa conception, un cloisonnement strict a été mis en place dans la structure du modèle informatique de la plateforme. Il n’y a donc aucune possibilité de diffusion incontrôlée des données enregistrées par un utilisateur d’un compte client Ekwato, données qui demeurent uniquement dans son propre compte cloisonné. De même dans le cas où deux entreprises (compte client Ekwato) ont ouvert chacune d’entre elles un compte gratuit pour un même fournisseur, ce dernier devra utiliser une session utilisateur distincte pour chacun de ses deux clients.

📌 La sauvegarde des données :
L’architecture des serveurs mis en place pour la plateforme Ekwato permet d’avoir la garantie d’une sauvegarde permanente quel que soit l’aléa (y compris géographique). Le document chargé sur la plateforme Ekwato n’est jamais atteignable par un navigateur internet : grâce à un contrôleur spécifique intégré dans le logiciel, seul le processus informatique de la plateforme peut lire le document avec une URL sécurisée, modifiable au cours du temps, qui vérifie que la personne en cours a les droits nécessaires pour réaliser le téléchargement.

📌 L’accès aux données stockées :
La plateforme est hébergée en France et répond aux exigences RGPD. Il n’y a donc pas d’obligation de contraindre les fournisseurs de services, par mandat ou assignation, à fournir les données relatives aux communications électroniques stockées sur des serveurs, comme certaines législations hors UE (ʺCloud Actʺ).

L’arbre de décision (enchaînement successif de questions ou critères pour arriver à déterminer en sortie un niveau de risque) est utilisé comme méthode d’analyse de risque, et on le retrouve dans les Systèmes de Diligence Raisonnée (SDR) :

Plusieurs cas peuvent se présenter :

1) l’entreprise n’a pas créé son arbre de décision : Ekwato accompagne l’entreprise dans la réalisation de celui-ci pour définir son Système de Diligence Raisonnée.

2) l’entreprise a créé son propre arbre de décision en interne : Ekwato étudie avec l’entreprise les critères similaires disponibles ou les critères à créer pour son arbre de décision.

3) l’entreprise a un arbre de décision proposé par son organisme de contrôle (ʺMonitoring Organisationʺ, MO) : l’entreprise peut reproduire son arbre de décision à l’identique, et ajouter des nouveaux critères (proposés par Ekwato ou à créer) pour personnaliser son arbre de décision.

Dans ces trois cas ci-dessus, l’utilisateur utilise ensuite la fonctionnalité intégrée dans la plateforme Ekwato pour enregistrer son arbre de décision personnalisé puis l’activer afin de calculer automatiquement le niveau de risque de chaque produit bois enregistré.

Oui. Grâce à son puissant et unique outil de modélisation, simple et rapide à utiliser, l’entreprise peut réaliser ses propres simulations pour connaître le futur niveau de risque d’un produit bois dû à un changement d’essences, de pays d’origine, de fournisseur, y compris lorsqu’il s’agit d’un ou plusieurs de ses composants.

Oui. Le module ʺRISKʺ de la plateforme permet de catégoriser les produits et fournisseurs selon leur niveau de risque. Cette fonctionnalité permet d’identifier rapidement les produits et les fournisseurs les plus « à risque » pour l’entreprise afin de prendre les décisions nécessaires. Ce traitement automatique est particulièrement adapté aux entreprises ayant un grand nombre de produits ou fournisseurs à surveiller : il apporte une plus grande simplicité et une plus grande réactivité, tout en réduisant fortement les risques d’erreurs ou d’oublis qui peuvent être fréquents avec un traitement ʺmanuelʺ.

Oui. La création des mesures de réduction du risque est intégrée dans le module ʺRISKʺ. Une mesure de réduction du risque peut être affectée à chaque produit bois et l’utilisateur peut être informé sur son délai de réalisation (alerte automatique). Grâce au tableau de bord l’utilisateur connaît à tout instant l’état de toutes les mesures de réduction de risque en cours sur l’ensemble de ses produits bois, et celles résolues. Cette traçabilité des actions réalisées par l’entreprise permet de fournir la preuve tangible que l’entreprise respecte les exigences de sa politique d’achats des produits bois (exigences internes, normatives ou réglementaires).

Oui. La plateforme Ekwato calcule automatiquement et en temps réel le niveau de risque de chaque produit bois : cela permet d’identifier très rapidement une situation à risque et d’anticiper pour prendre dès que possible les décisions nécessaires permettant ainsi d’éviter les ruptures d’approvisionnement et trouver des solutions alternatives. L’entreprise est donc plus réactive et résiliente.

La plupart des solutions existantes sur le marché concernant la diligence raisonnée dans la filière bois offre gratuitement des informations pour aider les entreprises dans la connaissance de la réglementation du pays d’origine et l’identification des risques associés à ce pays ; c’est très utile et nécessaire, toutefois cette aide n’est pas suffisante. En effet l’entreprise qui réalise une analyse de risque sur ses produits bois achetés (ou importés) doit ensuite collecter nécessairement elle-même les informations et documents pour ses propres chaines d’approvisionnement auprès de ses fournisseurs ; de même qu’elle doit réaliser elle-même son analyse de risque pour chaque produit bois (y compris chaque article bois qui le compose) ; ces deux activités sont à réaliser autant de fois que nécessaire dans l’année selon sa politique d’achat (exigences internes, normatives ou réglementaires). Ce travail est souvent long et fastidieux, d’autant plus si les exigences demandent un recalcul du niveau de risque à chaque modification du produit ou de sa chaîne d’approvisionnement, et un enregistrement obligatoire.

Avec ses modules de collecte automatique de documents et d’analyse de risque en temps réel, Ekwato permet de simplifier ces tâches de collecte et d’analyse, et ainsi de gagner beaucoup de temps.

L’avantage de la solution Ekwato réside également dans la mise à disposition sécurisée des informations de légalité des produits bois pour répondre aux demandes d’informations (relations client-fournisseur) préservant ainsi la confidentialité des documents. En effet tous les documents nécessaires à l’analyse de risque ne sont pas systématiquement disponibles publiquement (par les entreprises ou une plateforme tierce).

Contrairement aux solutions généralistes, Ekwato est un logiciel métier dédié aux acteurs de la filière bois, conçu par des experts de cette filière : il est donc parfaitement adapté aux usages métiers, et il vient s’interfacer simplement avec l’ERP utilisé par l’entreprise pour sa gestion courante interne (voir question 15 pour les interfaces) ; il n’est donc pas nécessaire d’utiliser un autre logiciel en plus ou en remplacement de ceux utilisés par l’entreprise.

Non. L’échange d’informations entre deux systèmes informatiques est réalisé par une API* permettant ainsi l’interopérabilité**. Une API est un ensemble de définitions et de protocoles qui facilite la création et l’intégration de logiciels d’applications (échanges de données).

L’équipe Ekwato développe les API pour ses clients : il peut s’agir d’une simple interface vers un logiciel bureautique classique (tableur, base de données) ou un système de gestion plus complexe de type ERP ; cette interface concerne aussi bien le chargement de données pour l’outil Ekwato comme l’extraction de données vers le système du client.

Cela concerne par exemple la mise à jour des informations des fournisseurs pour l’outil Ekwato ou l’extraction du résultat d’une simulation du niveau de risque d’un nouveau produit bois vers le système du client.

* API : ʺApplication Programming Interfaceʺ.
** Interopérabilité : possibilité de communication entre deux ou plusieurs systèmes, appareils ou éléments informatiques.

Un logiciel SaaS (ʺSoftware as a Serviceʺ, ou ʺLogiciel en tant que Serviceʺ en Français), est un modèle de distribution de logiciel au sein duquel un fournisseur tiers héberge les applications et les rend disponibles pour ses clients par l’intermédiaire d’internet.
Grâce à un logiciel SaaS, les entreprises n’ont plus besoin d’installer et de lancer des applications sur leurs propres ordinateurs ou sur leurs ʺData Centersʺ. Le coût d’acquisition de matériel est ainsi éliminé, de même que les coûts de maintenance, de licence de logiciel, d’installation et de support.
Les utilisateurs peuvent compter sur le fournisseur SaaS pour effectuer des mises à jour automatiquement, gérer l’ajout de correctifs, la création de nouvelles fonctionnalités.
Les utilisateurs peuvent y accéder depuis n’importe quel appareil connecté et n’importe quelle position géographique dès l’instant où une connexion internet est possible (grande accessibilité).
Des applications SaaS, ou encore appelées ʺplateformesʺ, sont déjà utilisées par les entreprises pour les technologies fondamentales telles que la messagerie (emails), la gestion des achats, la gestion des relations client (CRM), la comptabilité, les finances, la gestion des ressources humaines, la facturation.